Если вы только начинаете вести свой бизнес (например, продавать на маркетплейсе), вам предстоит наладить много процессов. Пожалуй, главный из них — учет поступления и продажи товаров. Грамотный и прозрачный учет — необходимое условие для любого легального бизнеса, даже если это банальная розничная продажа товаров вашего собственного производства. Учет товаров нужен в первую очередь самому продавцу, чтобы следить за балансом доходов и расходов, точнее планировать закупки, прогнозировать затраты, проводить анализ предпринимательской деятельности.
Бухгалтерский учет продажи товаров поначалу кажется невероятно сложной наукой, но поверьте, вы быстро во всем разберетесь.
Что такое торговля?
В самом общем виде это род деятельности, связанный с оборотом товаров, то есть куплей и продажей. Звучит все довольно просто, но в жизни возможны любые отступления от стандартного сценария: недостачи, порча товара, ошибки подсчетов, кражи, срывы сроков, вынужденные списания. Затем и нужно погружаться в особенности учета продажи товаров, чтобы минимизировать финансовые и репутационные риски, связанные с торговлей.
Учет продажи товаров в розничной торговле — набор рутинных действий, связанный с фиксацией всех этапов реализации той или иной продукции, неважно, являетесь ли вы ее производителем или перекупщиком. Сейчас есть много способоввести учет автоматизированно через специальное приложение, но, чтобы разобраться с ним, все же надо знать базу.
Для чего нужен учет товара?
Учет реализации товаров в розничной торговле помогает отслеживать весь цикл манипуляций, которые вы производите с товаром. Кроме прозрачной отчетности и возможности точно рассчитать объем налоговых обязательств, учет дает бизнесу следующие преимущества:
- Корректный расчет прибыли. Если вы учли все затраты и грамотно спрогнозировали выручку, в конце каждого отчетного периода у вас будет меньше неприятных сюрпризов.
- Ценообразование. Учет расходов позволяет понять, когда цена на товар объективно должна подняться или снизиться.
- Контроль движения товаров по складу. Система помогает быстро отследить залежавшийся товар, проанализировать логистические процессы и продумать следующие поставки с учетом поведения ваших клиентов.
Неудивительно, что каждый начинающий продавец стремится узнать, как вести учет товаров. В розничной торговле существует свой порядок и план счетов бухгалтерского учета, которые нужно изучить один раз и потом только следовать правилам и аккуратно оформлять документы.
Даже если ваше дело пока еще совсем небольшое, мы рекомендуем с первых дней ведения бизнеса использовать систему автоматизации учета.
Система учета Hoog от команды Flowwow — простое, бесплатное решение, основанное на лучших практиках тысяч продавцов нашего маркетплейса.
Особенности учета товаров в розничной торговле
Розница имеет одно ключевое отличие от оптовой торговли: здесь большую роль играет наценка. Задача бизнесмена — учесть все свои расходы и установить такой размер наценки, чтобы, с одной стороны, продукция хорошо продавалась, с другой — чтобы не получилось, что он продает себе в убыток.
Виды товарного учета
Оперативный учет
Название говорит само за себя: речь идет об учете за короткий временной отрезок. Например, за смену, рабочий день, неделю. Важно, чтобы отслеживание товаров велось бесперебойно: это основная точка сборки вашей системы учета.
Бухгалтерский учет
Помогает при инвентаризации, расчете доходов и расходов, оценке эффективности магазина. Правила, по которым компании ведут бухгалтерский учет, устанавливает Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Порядок ведения бухучета зависит от статуса компании. Индивидуальные предприниматели, выбравшие УСН, а также филиалы и представительства иностранных компаний имеют право не вести бухгалтерский учет.
Статистический учет
Эта форма отслеживания становится интересна, когда у вас накопилось достаточно оперативной информации. Тогда нужно проанализировать полученные данные. По результатам вы можете отследить востребованность каждого товара, наметить план закупок, скорректировать цены и т. д.
Складской учет
Актуален, если ваш бизнес связан с хранением товаров. Здесь главную роль будут играть процессы заказа, приемки, инвентаризации. Складской учет и продажа товаров — две стороны одной медали: каждое поступление должно быть учтено, чтобы в конце отчетного периода вы получили точный финансовый результат, базу для планирования и принятия бизнес-решений.
Основные операции товарного учета
Поступление
Первая контрольная точка в учете — момент, когда товары поступают от поставщика к вам на склад или в магазин. Здесь потребуются накладные, в которых нас будут интересовать следующие сведения:
- данные о поставщике и покупателе;
- закупочная цена и НДС;
- сведения о ТМЦ (размер, вес, цена, формат упаковки и т. д.).
Перемещение
Этап, связанный со складским учетом: товар не всегда поступает сразу в магазин, необходимо организовать хранение. Учету подлежат следующие единицы информации:
- наименование товара;
- количество единиц;
- дата поступления;
- общая стоимость.
Выбытие
Это момент, когда товар покидает магазин или склад (и не только по причине продажи). Иногда продукцию приходится списывать по причине порчи или устаревания — или она просто теряется. Такие издержки тоже необходимо учитывать и фиксировать.
Если у вас автоматизированная система учета, вам нужно просто ввести в ПО данные о том, что товар выбыл. База данных обновляется, необходимые документы о выбытии генерируются автоматически.
Остатки на складе
Еще один, финальный этап — учет остатков. Чтобы следить за тем, что осталось нераспроданным, необходимо систематически проводить инвентаризацию, фиксировать излишки и недостачи.
Какие документы нужны для учета товаров
Базовые документы, необходимые в любом случае, это приходная накладная (УПД), расходная накладная (если вы продаете юрлицам), и акт о списании товаров. Также вам могут пригодиться другие документы, необходимые именно для вашего типа бизнеса: нюансы лучше уточнить самостоятельно.
Способы ведения товарного учета
Базово их всего два: ручной, он же физический, и автоматический. Хочется сказать, что автоматизация — лучший вариант, ведь это упрощает работу бухгалтера, однако и для ручного учета реализации товаров есть место в современной структуре торговли.
Владельцы малого бизнеса могут выбирать, вести учет вручную, пользоваться электронной таблицей или современной автоматизированной системой. А для крупных компаний и тех, кто реализует маркированную продукцию, специальные электронные программы по учету — единственный адекватный способ вести дела в полном соответствии с законодательной нормой.
Учет продажи товаров на маркетплейсах
Даже если вы самозанятый мастер и продаете только через специальные агрегаторы, вам стоит на старте разобраться с тем, как вести учет продаж товаров через маркетплейсы.
Здесь важно учесть несколько факторов:
1. У каждого маркетплейса свои правила. Внимательно читайте договор оферты той площадки, на которой собираетесь продавать. Как правило, маркетплейс берет на себя все основные операции по учету реализации товаров, а вам регулярно присылает отчет.
Например, на Flowwow продавец регулярно получает на электронную почту отчет о транзакциях. Этот материал можно легко использовать для анализа продаж и дальнейшего ведения стратегии.
Хотите снять с себя часть нагрузки по учету? Скачайте приложение Flowwow Seller и продавайте онлайн легко и комфортно.
2. Если вы продаете сразу на нескольких площадках, удобнее всего вести собственный учет, иначе повышается риск досадных ошибок: нужно следить за остатками на складе (а то и на нескольких), вовремя скрывать карточки и планировать закупки, исходя из двойного отчета.
К чему приводит неправильное ведение учета товаров?
Если вы продаете на ОСНО, неправильный учет движения товаров грозит неточным формированием налогооблагаемой базы и, как результат, искажением отчетности.
Продавцы на УСН имеют право не вести учет, но он нужен им для грамотного ведения дел: налаженная система помогает собирать статистику по продажам, четко представлять себе весь процесс движения товаров, а также планировать дальнейшие поставки и закупки.
